Buscar um novo escritório é uma tarefa que aparece em uma empresa em cada 3 a 5 anos, portanto não existe uma equipe pronta e preparada para o processo de “site selection”, ou seleção de um novo local, normalmente esta tarefa fica com o financeiro ou RH, que tenta buscar algum local novo que possa acomodar a nova demanda de espaço da empresa, seja para reduzir ou expandir, ou mesmo abrir um novo local.
A tarefa não é simples, pq precisa tentar conciliar várias necessidades internas, como:
· Orçamento
· Imagem da empresa
· Existência de transporte público
· Distância de onde os funcionários vivem atualmente
· Espaço do novo escritório
· Necessidades de reformas / obras
· Questões sobre exigências técnicas
· E principalmente tentar agradar ao máximo de colaboradores possível
Mas será que o que está disponível no mercado, atende a estas inúmeras exigências ?
A resposta é nem sempre !!!…..infelizmente.
Depois de identificado os candidatos, vem o processo de negociação e contrato.
Enfim, um processo que pode ser longo e difícil, e principalmente com custo muito elevado.
Abaixo algumas sugestões para realizar o processo, que podem reduzir o tempo total de busca e contratação, de algumas semanas para alguns dias.
“ No primeiro momento, ligar para várias consultorias e imobiliárias, colocar o maior número de pessoas trabalhando no seu processo parece uma forma eficiente de trabalhar”
Algumas empresas adotam a “estratégia” de “broadcast”, liga para todas as consultorias e imobiliárias que tem acesso, e todos os anúncios que parecem atender as necessidades.
O resultado é que o cliente recebe um monte de informações, em formatos diferentes, com informações diferentes, e ao final de inúmeras visitas e contatos, já não sabe mais o que viu, não consegue comparar as informações, pq cada um manda da forma que trabalha (por exemplo um pode usar área útil, outro área do carpete, um utiliza classificação x outro y), e passadas algumas semanas neste processo, se a demanda é mais complexa, não vai conseguir fechar o processo com comparações e análises, e acaba cansando e focando em uma única consultoria ou mesmo uma imobiliária para lhe ajudar.
Obviamente, isto se aplica a processos mais complexos de locação que precisam de análise estruturadas para tomada de decisão, áreas acima de 150 / 200 m2, para um escritório menor, como o volume de ofertas é bem maior (fica difícil montar uma análise comparativa de dezenas de imóveis) e a decisão normalmente é centralizada no sócio da empresa, sair atrás de vários anúncios pode funcionar bem.
“Qual seria a diferença de uma consultoria imobiliária para uma imobiliária, qual é melhor?”
Primeiro não existe melhor para qualquer caso, uma consultoria pode ser melhor para um caso complexo, que envolva vários aspectos na tomada de decisão como avaliação do fluxo de caixa para a mudança, com estimativas de obras de adequação, contratos de volume maior, que envolvam cláusulas de saída específicas, avaliação do impacto para a equipe interna da mudança, estudo de localização levando-se em conta fornecedores e clientes, ou seja sempre que o processo é mais elaborado, com um maior número de fatores de decisão, a consultoria é mais indicada.
A imobiliária trabalha com um volume maior de imóveis próprios, porque o foco é na captação. Para imóveis menores a imobiliária vai oferecer um maior número de opções. Portanto se a decisão de contratação é centralizada nos sócios, e a tomada de decisão é muito mais “pessoal”, e não existe a necessidade de grandes avaliações de comparação de informações, as imobiliárias atendem com bastante eficiência.
“Diferente do mercado residencial, o mercado de salas e andares comerciais, é muito concentrado em grandes fundos privados ou fundos imobiliários, que estão abastecidos de informações de mercado por várias empresas de pesquisa, e pouco dispostos a sacrificar a rentabilidade projetada “
É muito comum um cliente perguntar “quanto tempo este andar, ou este conjunto está desocupado”, obviamente esta pergunta é acompanhada do comentário “devemos negociar bem pq está desocupado por mais de x meses” .
Infelizmente alguns fundos ou proprietários preferem deixar fechado seus imóveis que alugarem por um valor que “deprecie” o imóvel, ou seja diminua o Cap Rate projetado (Cap Rate = valor total da locação por um ano, dividido pelo valor do imóvel), desta forma o fato de estar desocupado, como é no caso de locação residencial, não significa bom negócio.
“Um erro comum é pensar que a negociação limita-se ao valor do aluguel”
Na verdade negocia-se pelo menos “cinco” pontos :
· Valor da locação;
· Carência;
· Prazo do contrato;
· Condições de entrega;
· Garantias;
Valores de locação – Na revisão do valor “pedido” pelo proprietário, a experiência mostra que um valor muito diferente do valor “pedido”, pode resultar em um bloqueio de negociação, ou seja o proprietário “perde” a confiança na negociação e desconsidera o locatário como um candidato em potencial.
Existem várias formas de apresentar uma redução no valor do contrato, que não seja simplesmente propor um valor menor de locação.
Importante que os proprietários sempre analisam o valor total do contrato, e os descontos podem ser expressos por redução do valor da locação, carência ou escalonamento.
Carência – Nos últimos anos praticou-se períodos longos de carência, para imóveis novos entregue no formato “Core & Shell” (sem piso elevado, forro, ar, banheiros), e com períodos menores para imóveis entregues com piso elevado, forro, ar condicionado, luminárias e banheiros.
Hoje o mercado está revendo esta situação com períodos cada vez menores, dependendo da vacância do edifício e da região.
Um formato que pode agradar aos proprietários é propor ao invés de uma carência de 3 meses (por exemplo), 6 meses de 1/2 aluguel.
Eventuais descontos e carências geralmente devem ser devolvidas caso o contrato seja encerrado antes do período previsto.
Importante observar que o período de carência é apenas para o valor do aluguel, condomínio e IPTU deverão ser pagos normalmente desde o primeiro mês.
Prazo do contrato – normalmente os contratos são acima de 36 meses – contratos menores fica difícil negociar qualquer desconto, seja no valor de locação ou carência .
Como exemplo, uma carência de 3 meses em um contrato de 36 meses significa um desconto no contrato de 8,3%, se for em um contrato de 24 meses seria algo como 12,5%.
Contratos de 60 meses ou acima gera o direito de preferência do locatário em continuar no imóvel, por isto vários proprietários não aceitam prazos acima de 48 meses, mas outros preferem alugar acima de 60 meses;
Condições de entrega do imóvel – Outros aspectos como “formato de entrega do imóvel ” – deverão ser discutidos na negociação.
Algumas situações de melhorias ou adequações podem ser negociadas.
Normalmente os proprietários só entendem como melhorias, adaptações que possam ser utilizadas em futuras locações, cabeamento por exemplo não é visto como melhoria, porque na maioria dos casos não pode ser reutilizada.
Tipicamente proprietários entendem como melhorias a instalação de ar condicionado, piso elevado, forro, banheiros. Divisórias nem sempre é visto
como melhorias, uma vez que hoje em dia a maioria das empresas preferem trabalhar em ambientes abertos.
Garantias
Existem várias formas de garantias praticadas no mercado.
Caução simples – Significa um depósito em CC ou poupança a ser designado pelo proprietário, e deverá ser devolvido ao final do contrato integralmente acrescido da correção e juros, a não ser que haja algum ponto de disputa entre as partes;
Caução imobiliário – Neste caso o locatário oferece um imóvel como garantia, que ficará averbado no registro de imóveis;
Título de capitalização –Instrumento que permite ao proprietário solicitar uma garantia maior superior a 3 aluguéis”- os valores ficam retidos pelo tempo do contrato, e ao final o locatário (caso não exista nenhuma disputa com o proprietário seja por não pagamento ou qq não conformidade ao imóvel ), irá receber o valor depositado acrescido de uma remuneração mínima inferior a caderneta de poupança;
Seguro fiança – Sistema preferido pelos proprietários, pq além de garantir a locação no caso de não pagamento, cobre os custos com advogados para o despejo. Este formato é o mais oneroso para o locatário, representando o 13º de custos (locação + condomínio + IPTU) e como o seguro de automóvel, deverá ser renovado todos os anos.
Fiador – Neste caso o fiador deverá apresentar toda a documentação comprovando bens e renda compatíveis. Hoje são poucos os proprietários que aceitam esta garantia.
“Como é o processo de contratação ?”
Normalmente usa-se consultar o proprietário através de uma proposta.
As propostas são apenas uma “consulta” de condições para inicio de negociação, são “não vinculante – non biding” , ou seja caso aceita pelo proprietário não significa que o locatário deva necessariamente contratar a locação, outras questões como contrato podem alterar a decisão do locatário, e neste caso a proposta pode ser cancelada unilateralmente.
Embora seja “não vinculante” manifesta o interesse pela contratação do imóvel, apresenta o candidato a locação e caso haja uma proposta de outro candidato, “normalmente” a ordem de chegada da proposta é respeitada pelos proprietários.
Conclusão
Se o processo for complexo, grandes empresas com necessidade de avaliações comparativas e justificativas, recomendamos escolher uma consultoria e focar o processo em uma empresa apenas.
No caso de processos menores, onde a decisão está centralizada em um ou mais sócios, sem necessidade de grandes análises, as imobiliárias são bastante eficientes, por terem um grande foco na captação de imóveis, e os portais de imóveis uma boa fonte de informações.
